客户案例广州某集团携手易臣升级云办公平台

  近日，广州某集团携手易臣建设一套功能强大、扩展性强的数字化办公平台，通过信息化办公提高工作质量和效率。平台覆盖集团18家直属和合资单位，实现集团及18家控股企业之间相互连通和高效协同，满足长远的业务发展需求。

  广州某集团现有办公系统于早期建设的协同办公平台，通过协同办公平台实现了流程管理、公文管理、印章管理、车辆管理等多领域协同模块的部署，实现从流程到工作的全程电子化，减少审批等待时间，整体流程效率提升20%以上，支撑业务执行高效运转；支撑企业转型与创新。

  该集团随义务的逐步发展，组织架构规模的不断扩充，现有18家子公司，管理范围的不断增大，管理要求的不断精细化，现阶段使用的原 OA 系统已经不能满足集团一体化办公需求，无法兼顾18家企业统一办公的业务需求，主要体现在以下几个方面：

  一、子公司未能全方面覆盖协同办公业务，整体数字化办公水平不高，子公司目前办公协作类业务功能尚未在OA中实现，仍采用线下传统手工方式处理；

  二、集团与子公司间未能实现办公系统相互连通，集团与控股企业之间办公协同效率低，子公司间也未能实现协同办公互通，如子公司发文到集团，需打印出来，扫描再上传到系统发文，效率低。

  三、随着集团战略转型升级，现有的OA系统存在着组织机构单一、功能模块简单、流程设置不符合各级公司管理要求等弊端，并且存在数据孤岛现象，系统没办法保证覆盖全集团及控股子公司使用，已不再适应公司发展现状。

  为解决以上问题，广州该集团计划升级现有的协同办公平台，近日携手易臣建成技术架构较合理、功能实用、易于管理及操作体验好的智慧办公系统。系统除了实现集团办公需求外，也同步覆盖18家控股企业办公需求。

  基于广州该集团目前办公环境现状，易臣与该集团经过双方多次沟通交流梳理出云办公平台建设目标：构建各子公司功能与集团一致，流程实现差异化，实现集团与各子公司、子公司与子公司间的公文互通的，系统至少支持4000个用户数同时在线使用。确定了本次规划的OA功能如下：

  OA门户、发文管理、收文管理、公文统计、文件传阅、督办事项、事项呈批、下属公司议题申报、会议文件、议题申请、用章申请、印章外出、通知公告、出差申请、请假申请、信息公告、通讯录、制度管理、支撑管理平台。

  为集团组织构建信息承载与工作聚集平台，打造企业办公行政、人事、财务、后勤等多工作领域一站式服务。为集团员工统一工作入口，不仅支持用户自定义+角色定义双重智能多视图展现，同时将待办、日程、事务管理等内容无缝集成，让流程更简单，操作更直观。

  门户个性化，实现“千人千面”，为集团里不一样的角色、不同岗位、不同层级、下属单位灵活定制专属的工作页面，配置待办事项、工作消息、日程安排、公告通知等动态卡片视图，帮助员工聚焦工作、快速开展工作，推进全员高效协作。

  实现集团内部各种信息、新闻聚合于同一展现界面，采用页面静态化技术，让查看信息页面时能极速响应。

  支持集团各单位间公文全流程电子化管理，涵盖组织单位内部、跨组织间的发文管理（拟稿→核稿/会签→审稿/签发→编号→校对→套红→分发→归档→档案）、收文管理（收文登记→领导批示→承办/传阅（督查督办）→归档→档案）、交换管理（公文分发、上报、拒收、退文、签收跟踪）。具备灵活、便捷、强大、安全特点，支撑公文高效下达，让组织协作高效开展。

  支持《党政机关公文格式》（GB/T9704-2020）规定的法定15种公文类型，包括决定、通知、通报、议案、报告、 批复、函、纪要等。

  政务机关审批签发公文自动选择套红模板，保证公文样式规范，实现不一样、用途、使用场景的公文套红模板管理，做到一键生成“”，使用方便。

  公文急着审批领导却不在单位，重要文件没有标识堆放了很久才把信息传达到位，这都会耽误信息时效性。易臣将公文管理同步到移动电子设备，手机、平板就能化身移动公文包，领导下基层调研、外地公务出差均可文：在线对公文进行审批上报、签收、编辑等等。

  采用原笔迹公文签批技术，不破坏固有签批习惯，对各类公文进行原笔迹手写批注、圈阅及签字，同时签批笔记高清晰保存，经多次公文流转及签批后笔记不失真。

  支持自由子流程、嵌入子流程；支持跨部门公文、多位领导会签；流程实时跟踪，支持自由调整审批人及发文环节，当流程节点发生明显的变化，跟踪者将收到待阅信。

  督办工作是决策执行程序中必不可少的重要坏节,可视化督办工作能有效确保重要工作事项得到坚决贯彻落实，协助组织提高督办工作效率。改变督办工作作风强化督查工作标准。

  督办工作发起简洁，流程办理清晰,自动对督办重点进行任务细分,下派执行任务,同时自动关联对应的分管领导，提高重点工作的执行效率。事前计划审核、事中执行监督、事后结果监管，督办事项实现全流程闭环管理。

  执行督办工作的过程中,督办工作实行可视化监管,方便督办领导实时掌控工作进度,实现督查工作一键知情，防止督办任务超期情况。同时，承办人可根据真实的情况申请工作暂停、延期、终止,还可以对已经终止的任务重新再启动调整。

  易臣会议管理贯穿各类会议的前、中、后期，贯通线上线下，提供“保姆式”会议组织流程，助力政企实现会议全流程智能化，进一步提升办会效率、降低办公成本。

  在创建会议前，由会议组织人员发起议题申报流程，明确会议议题，包括讨论的内容、中心、主题等，方便参会人员迅速了解会议详情。

  提供如扫码、大屏等多种签到方式，所有人员参会情况一目了然，自动统计参会人数。

  由专人对会议内容和会议安排做详细记录，将总结好的会议成果，以书面的方式发出来；会后即可一键上传会议纪要，系统自动关联到相应的会议中形成集团会议材料库，快速同步会议信息。

  对会议来管理，支持上传会议相关记录：参会人员发言记录、会议录音、照片、视频等,方便后期查找。

  印信管理数字化、流程化，严格管控印章，规避企业用章风险。以“安全”为基础帮助单位实现印章全生命周期管理，记录所有印章的用印记录，并保留用印前、用印中、用印后文件以便日后追溯，充分强化安全与合规。

  通过“手机APP+智能终端”，对用印全过程闭环管理。需要盖什么样的章、打不打印系统智能识别，自动执行。用印人再也用不着来回跑用印室等结果，管印人只需审核盖印，用印信息系统流程已经自动存取记录。盖章全过程记录、文件防篡改、智能预警等多种功能，支持随时追溯。

  通过系统对每个印章都进行登记存档，包括其基础信息如印章名称、类型、所属单位登资料。支持发起印章外借申请流程，提供印章查询功能，每颗印章状态清晰可见，掌握印章动态，规避用章风险。

  可自定义排班方式，使用户得到满足打卡、请休假、出差、加班等考勤管理需求，精简化考勤统计复盘工作，全面降低考勤管理成本。

  出勤打卡：支持传统考勤机及移动考勤，可实时同步数据来进行整合，打卡记录可进行设置打卡范围及外勤打卡，打卡记录形成考勤汇总表统计迟到、早退、请休假、加班、出差、外勤等数据统计。

  考勤申请：支持请休假、外勤、出差、加班、补卡流程审核，流程审核通过后可将数据统计同步到考勤汇总表，由考勤人员确认相关考勤申请信息。

  提供集中控制、统一管理的方式，集团可将单位相关的视音频、图片和文字等信息展示到网络站点平台，服务于单位的信息公开，提升管理效率，使单位业务办公更便利、透明，形成高效、公开、便民的新型单位。

  信息多端同步，确保信息传达到位，帮助员工及时了解集团的公告、发展动态，让消息传达准确高效，有效地促进企业的信息传递，利于员工工作的落实和监督工作的开展。

  1、领导随时安排任务，公正评估绩效。以结果为导向的工作方式，便于领导随时随地安排任务，及时了解下属的工作情况，跟踪展并及时指导，让工作规划任务可视化可控化。

  2、工作日程智能管理，提高执行能力以时间为中心，以智能工具为助手，将工作日程记录下来，支持自动提醒，不怕日程被打乱遗忘，进一步稳定工作节奏。

  3、形成工作报告/计划，保证工作落实。支持按阶段汇报工作成果，详细记录每周、每月、每季每年达成的工作成效，同时支持制定下期工作规划，有效保证预期工作安排能尽快落实。

  4、通讯录。沟通交流基于统一管理的组织架构，找人能够最终靠部门快速锁定，找人省时省力。根揭通讯录组织架构可自动生成部门群、全员群，通讯录里的人员变化，在部门群、全员群中实现信息同步。

  智慧移动办公系统，实现在移动端随时随地处理办公和工作沟通，并逐步实现监管业务移动化。

  易臣云办公系统让集团可将所有办公应用装入手机，实现PC与客户端的完美结合，即使出差在外员工或管理层也能在手机移动端上随时随地快速发起申请，自动流转至节点人员办理，及时完成工作审批。如：公文管理、人事管理、行政管理、项目管理、会务管理、督办管理、党建管理、财务管理、信息管理、日常办公……

  本次项目建立的智慧办公系统，实现广州该集团及18家控股企业办公业务数字化、移动化和智能化，促进工作协同，全方面提高综合办公效能。

  1、通过集团一体化OA系统的升级，建设统一协同办公平台，打造企业统一门户、移动办公、统一流程引擎、统一知识中心，平台可自主开发运维，助力集团逐步整合建设各类信息化应用，实现数据互通。

  2、集团内部的公文流转更加科学快捷，横向打通公司内部门业务壁垒，纵向打通上下级点对点的沟通与业务壁垒，实现各业务系统的数据与业务流程整合与共享，完成部门工作由管理型向管理服务型的转变，提高行业管理上的水准和效率。

  3、以信息化手段构建企业规范化治理模式，实现流程智能化、专业模块规范化、信息流转精细化。通过工作流系统，各种公文、文件、申请、单据的审批、签字、盖章等工作都可在平台上进行，同时可随时根据公司真实的情况设计个性化流程，一些弹性较大的工作变得井然有序。

  4、平台打破了时间与空间的束缚，全面支持移动办公，各级领导和员工能够跨越时空障碍，使用联网的平板电脑或智能手机，随时随地无缝协同、轻松办公。

  5、节省大量的公司运营成本。集团化OA协同办公平台最主要特色之一就是无纸化办公，帮企业降低了办公耗材成本。返回搜狐，查看更加多